Gennemførelsesfasen

Når du indsender din ansøgning, vil du modtage et kvitteringsbrev. Du kan nu gå i gang med projektet, men det er for egen regning og risiko, da der endnu ikke er taget stilling til, om du vil modtage støtte til dit projekt.

Hvis LAG SjællandSyds bestyrelse vælger at støtte projektet, vil du modtage et indstillingsbrev med oplysning om det beløb, vi vil støtte dig med. Du kan nu gå i gang med – eller fortsætte – projektet med viden om, at du får støtte. De udgifter, du afholder, er stadigvæk for egen regning og risiko.

Når projektet er indstillet, færdigbehandler Plan- og Landdistriktsstyrelsen sagen og sender dig dit tilsagnsbrev med et godkendt budget. Først her er det bekræftet, at de angivne udgiftskategorier er støtteberettigede og kan refunderes med op til 50 % i udbetalingsfasen.

Det er bestyrelsen, der beslutter, hvilke projekter der skal indstilles til Plan- og Landdistriktsstyrelsen og hvilken støtteprocent projektet skal tildeles. Plan- og Landdistriktsstyrelsen foretager alene en kontrol af oplysningerne i ansøgningen.

I projektperioden er det vigtigt, at du informerer din koordinator om alle former for ændringer af dit projekt. Selv små ændringer kan udløse et behov for en ændringsanmodning, og vi godkender IKKE ændringer med tilbagevirkende kraft. Læs mere om projektændringer i kapitel 9 i vejledningen.

Generelt opfordrer LAG SjællandSyd til at projektholdere udover at læse deres tilsagn grundigt igennem, løbende bruger vejledningen som opslagsværk i forhold til afklaring af evt. tvivlsspørgsmål. 

Der er særligt to områder hvor der erfaring for at der sker fejl som har haft konsekvenser for ansøgernes udbetalinger når de er færdige med deres projekter. t skal du være særligt opmærksom på.

Dokumentation af rimelige priser og/eller udbud

I henhold til reglerne i vejledningen gælder det at der ved udgifter på

0 kr. -49.999 kr. ikke er krav om at der indhentes noget tilbud

50.000 kr. – 299.999 kr.  skal indhentes et tilbud

300.000 kr. – og over skal der indhentes to tilbud fra forskellige leverandører.

Disse tilbud skal foreligge allerede på ansøgningstidspunktet, så prisernes rimelighed kan vurderes og anvendes som grundlag for tilsagnet. Du må ikke lave en kunstig opdeling af dine tilbud. Vi anbefaler derfor, at du tænker i titler på indkøb, fx haveredskaber, køkkenudstyr, hårde hvidevarer, hjemmeside, skilte, etc.

Ved bygge- og anlægsprojekter på over 300.000 kr. ekskl. moms skal du udover dokumentation for rimelige priser også overholde udbudsreglerne i Tilbudsloven. Du skal derfor som ansøger/projektholder gøre tre ting:

1. Send en opfordringsskrivelse til minimum 2 entreprenører med præcisering af opgaven og kriterier for afgivelse af tilbud
2. Modtag to sammenlignelige tilbud på skrift
3. Find udbudsvinderen ud fra kriterierne angivet i opfordringsskrivelsen og send en skriftlig tilbagemelding til de bydende parter med henholdsvis afslag og accept og en begrundelse for valget.

Læs mere om rimelige priser (kapitel 7) og udbud (kapitel 11) i vejledningen.

Fakturaer og betalingsdokumentation

Det er vigtigt, at du overholder alle krav til fakturaer og betaling, da du ellers ikke kan få pengene udbetalt. Når først fakturaen er udstedt og betalingen foretaget, kan fejl og mangler IKKE udbedres. Så sørg for at have helt styr på nedenstående, inden du modtager den første faktura i dit projekt:

Fakturaer SKAL være udstedt til det navn, som Plan- og Landdistriktsstyrelsen har registreret som modtager af midlerne (tilsagnshaver), og adressen skal være en af de adresser der er opgivet i ansøgningsskemaet (ansøgers adresse, anden faktura adresse eller adresse hvor projektet fysisk gennemføres).

Fakturaudstederens navn, adresse og CVR- eller CPR-nummer, skal altid fremgå af alle fakturaer der indsendes. Faktura SKAL også indeholde beskrivelse af varen/ydelsen samt antal/timer og pris/takst samt momsoplysninger og eventuelle rabatter.

Desuden skal der være dokumentation for, at regninger er betalt af tilsagnshaver og at beløbet er udbetalt til den, der har udstedt fakturaen. Dokumentationen kan fx være en fuld postering fra netbanken eller en bankkvittering. Bemærk det godkendes ikke hvis ansøger alene har angivet i tekstfeltet hvem der er modtager. Der skal fremgå et modtager ID i form af et indbetalingskort-ID, kontonummer eller lign. der kan genfindes på fakturaen. Beløb og dato skal fremgå af både faktura og betalingsdokumentation.

Timesedler for frivilligt arbejde skal udfyldes løbende og underskrives af både den frivillige og af tilsagnshaver. Dato skal fremgå samt hvilke arbejdsopgaver, den frivillige har udført. Læs mere om fakturaer og betaling i kapitel 13 i vejledningen.